Chaque fin de mois ou de trimestre, c’est la même course : retrouver les factures, les tickets, les relevés… Une pré-comptabilité bien tenue fait gagner du temps à votre expert-comptable, et vous évite des relances, des erreurs et parfois des frais supplémentaires. Voici les documents à préparer et une méthode simple pour vous organiser.
Les factures de vente
Ce sont toutes les factures que vous émettez à vos clients, y compris les avoirs. Elles doivent être numérotées de façon chronologique et continue. Transmettez-les toutes, qu’elles soient payées ou non : votre expert-comptable a besoin de l’ensemble pour suivre votre chiffre d’affaires et vos encaissements.
Les factures d’achat et de frais
Ce sont les factures de vos fournisseurs et prestataires :
- achats de marchandises, de matériaux ou de fournitures ;
- sous-traitance et prestations de services ;
- abonnements (téléphone, internet, logiciels) ;
- loyers, énergie, assurances ;
- achats de matériel (ordinateur, véhicule, outillage), à signaler à part car ils peuvent être amortis.
Les relevés bancaires
Les relevés de tous vos comptes professionnels, sans oublier les comptes secondaires, les cartes et les plateformes de paiement. Ils permettent le rapprochement bancaire : vérifier que chaque mouvement correspond bien à une facture ou à un justificatif.
Les notes de frais et petits justificatifs
Restaurant, péage, parking, carburant, hôtel : chaque dépense payée personnellement pour l’entreprise doit être justifiée par un ticket ou une facture, avec l’objet de la dépense. Pour les trajets avec un véhicule personnel, notez la date, le trajet et le kilométrage.
Les autres documents utiles
- les contrats : prêts, crédit-bail, location, assurances ;
- les courriers de l’administration : impôts, URSSAF, organismes sociaux ;
- les bulletins de paie et documents sociaux si vous avez des salariés ;
- les encaissements en espèces, si vous en recevez.
Une méthode simple pour vous organiser
- Classez chaque mois, pas en fin d’année : dix minutes par semaine valent mieux qu’un week-end de rattrapage.
- Un dossier par type de pièce : ventes, achats, banque, notes de frais.
- Nommez vos fichiers de façon homogène, par exemple « 2026-10-08_fournisseur_montant ».
- Numérisez les tickets dès que possible : ils s’effacent avec le temps.
- Notez l’objet des dépenses qui ne sont pas évidentes.
Combien de temps conserver ces documents ?
Les pièces justificatives comptables (factures, relevés, justificatifs) doivent être conservées pendant 10 ans. Une version numérique bien organisée facilite grandement cette conservation et les recherches ultérieures.
Et la facture électronique ?
La généralisation de la facturation électronique entre entreprises se met en place : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et l’obligation d’émettre des factures électroniques s’étendra aux TPE et PME au 1er septembre 2027. Une bonne occasion de structurer dès maintenant votre organisation.
Déléguer votre pré-comptabilité
Si le classement, la saisie et les relances vous prennent trop de temps, vous pouvez les confier. Chez Sogadmin Solutions, nous prenons en charge votre pré-comptabilité : saisie des opérations, factures clients et fournisseurs, rapprochements bancaires, notes de frais, suivi des paiements et préparation des pièces pour votre expert-comptable, en lien avec lui.
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